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Q1 mit neuer Version 2k

Q1 bietet ab sofort umfangreiche neue Möglichkeiten, bei der Erfassung und in Auswertungen Zeitdaten aufzuteilen: z. B. auf Abteilungen, Kostenstellen, Projekte etc. Die Aufteilungskriterien können Sie selbst definieren. Weitere Highlights: ein rundum erneuerter WebClient, mehr Komfort in den Workflow-Funktionen, vereinfachte Stammdaten-Verwaltung sowie erweiterte Funktionen im Bereich des Datenschutzes.

In seinem neuen Release 2k bietet Q1 stark erweiterte und vereinheitliche Funktionen, mit denen Sie abgerechnete Zeitdaten auf Abteilungen, Kostenstellen, Projekte etc. aufteilen. Darüber hinaus steht im Mittelpunkt der Software-Änderungen ein rundum erneuerter WebClient mit überarbeiteter Oberfläche und zusätzlichen Funktionen; er lässt sich künftig auch über mobile Endgeräte wie Smartphones und internetfähige Multimedia-Player bedienen. Zudem bietet der neue Softwarestand erweiterte Datenschutz-Funktionen für persönliche Zeitdaten und bringt Verbesserungen im Berechtigungsmanagement und im Antragswesen mit sich. Die wichtigsten Änderungen, die Q1-2k gegenüber dem Vorgänger-Release enthält, werden im Folgenden dokumentiert.

Stammdaten:

  • Rolle: Seitdem die Q1 Benutzerrechte in der „Rolle“ definiert werden, lassen sich dort auch die Inhaber dieser Rolle (die „Verantwortlichen“) bestimmen. Wurden mehrere Verantwortliche benannt, so wies Q1 bislang schon den ersten als „Verantwortlichen“, den zweiten als „1. Stellvertreter“, den dritten der „2. Stellvertreter“ u.s.w. aus. Mit Q1-2k wird die Unterscheidung zwischen „Verantwortlicher“ und „Stellvertreter“ nun auch relevant.
  • Antragsverfahren: FĂĽr jeden der Antragstypen „Fehlplan“ (z. B. Urlaubsantrag), „Stempelsatz“ und „Überstunden“ steht Ihnen jetzt neben „einstufig“ und „mehrstufig“ eine dritte Variante „direkt ohne Genehmigung“ zur VerfĂĽgung: Sie soll es bei Bedarf dem Mitarbeiter ermöglichen, eigene Fehlzeiten, Stempelzeiten oder die Erweiterung der Rahmenzeit (Ăśberstunden-Antrag) direkt ĂĽber einen Antrag wirksam zu buchen, ohne dass es noch einer Genehmigung bedarf.
  • Aufteilung gebuchter Zeitdaten: Q1 bot bislang bereits Möglichkeiten, gebuchte Lohnart- Stunden bei der Auswertung auf Projekte, Kostenstellen, Tätigkeiten u. a. aufzuteilen. Diese Möglichkeiten wurden jetzt vereinheitlicht, stark erweitert, flexibilisiert und mit mehr Transparenz versehen; dies betrifft die Auswertungsmöglichkeiten ebenso wie die manuelle Erfassung. Neben Lohnart-Stunden können nun auch Fehlgrund-Tage und Zeitkonto- Umsätze aufgeteilt werden.
  • Projektverwaltung/Kostenstellen: Die Funktionserweiterungen bei der „Aufteilung“ werden begleitet von einer moderaten Umorganisation der bisherigen Stammdatentypen „Projekt“, „Kostenstelle“ und „Tätigkeit“. Diese werden ab sofort als „Aufteilungsbegriffe“ gefĂĽhrt und im neuen Stammdatenbereich „Aufteilung“ verwaltet. Der gesonderte Stammdatenbereich „Projektverwaltung“ entfällt hierdurch.
  • Modelle fĂĽr neue Auswertungen: Damit Sie die erweiterten Aufteilungsmöglichkeiten auswerten können, lassen sich im Stammdatenbereich „Auswertungen“ neue Modelle fĂĽr die entsprechenden Auswertungsprogramme verwalten. Dies betrifft die bisherige Auswertung „Aufteilung“ sowie die neuen Auswertungen „Stundennachweis“ und „Auftragsabrechnung“.
  • Personalstamm: Die Einstellungen, ob und wie weit im voraus Q1 geplante Dienste fĂĽr die Zukunft abrechnen soll, damit Zeitkonten- und Zuschlagsentwicklung bereits bei der Dienstplanung berĂĽcksichtigt werden können („Simulation“), verwalten Sie ab sofort nicht mehr im Personalstamm, sondern in Modellen des neuen Stammdatentyps „Simulationsplan“ (Stammdatenbereich „Tarif“).
  • Personalstamm: FĂĽr jede Person können Sie nun festlegen, wie abgerechnete Zeitdaten ggf. auf Aufteilungsbegriffe (Projekte, Kostenstellen, Tätigkeit etc.) aufgeteilt werden sollen: „statisch“ (z. B. bei geteilten Stellen), „dynamisch“ oder (wie bisher und standardmäßig:) lt. Lohnart.
  • Personalstamm: Bereits bisher konnten Sie den Stammdaten Ihrer Mitarbeiter bestimmte Aufteilungsbegriffe (z. B. Projekt, Stamm-Kostenstelle, Standard-Tätigkeit etc.) als Voreinstellung hinterlegen; auf ihnen sammelten sich Lohnart-Stunden, die per Erfassung keinem anderen Aufteilungsbegriff zugewiesen wurden. Im Rahmen der erweiterten Aufteilungsmöglichkeiten erhielt die Personalstamm-Version nun die neue Seite „Stammwerte“; hier können Sie an zentraler Stelle die entsprechenden Standard- Einstellungen vornehmen.
  • Personalstamm: Wenn Sie Auswertungen nutzen wollen, um eine statische (feste) Aufteilung von Zeitdaten auf Kostenstellen, Projekte oder andere Aufteilungsbegriffe vorzunehmen, dann lässt sich fĂĽr diesen Fall im Personalstamm fĂĽr jeden Mitarbeiter individuell nun eine solche statische Aufteilung mit prozentualen Anteilen je Aufteilungsbegriff hinterlegen. Sie können dann z. B. die Sollstunden einer Arbeitskraft, die auf zwei Kostenstellen arbeitet, auf diese beiden Kostenstellen verteilt darstellen.
  • Personalstamm: In Q1 können nun Leistungsarten ausgewiesen werden: Lohnarten, FehlgrĂĽnde und Zeitkonten lassen sich beim einzelnen Mitarbeiter auswählen und mit Leistungsarten belegen. Diese können Sie dann (inkl. Aufteilung) mit dem neuen Q1 Programm „Übergabe an Auftragsabrechnung“ als Textdatei im CSV-Format exportieren.

Alle Details zu den Neuerungen im Stammdatenbereich finden Sie in den aktuellen Release-Notes in unserem Download-Bereich.

Dienstplanung:

  • Tageszelle: Bei der Definition eines Tableau-Modells fĂĽr den Dienstplan, können Sie nun festlegen, dass innerhalb des Dienstplan-Kalenders die noch nicht aufgeteilten Stunden pro Tag und Mitarbeiter angezeigt werden. Diese Funktion steht auch im erneuerten WebClient zur VerfĂĽgung.
  • Tageszelle: Ebenfalls neu bei der Einrichtung der Tageszelle ist der „Datenschutz- Fehlgrund-Filter“: fĂĽr Tableau-Modelle, die Zeilen fĂĽr die Darstellung von FehlgrĂĽnden enthalten, kann nun bestimmt werden, welche FehlgrĂĽnde Q1 konkret ausweisen soll; die restlichen werden mit einem einheitlichen, neutralen Fehlgrund-Symbol dargestellt, aus dem nicht ersichtlich ist, um welchen Fehlgrund es sich konkret handelt.
  • Simulation: Bereits bei der Dienstplanung sollen Zeitkonten und Zuschlagsentwicklung berĂĽcksichtigt werden. DafĂĽr steht Ihnen im Q1 Programm „Abrechnung“ bzw. in der Dienstplanung das Instrument der „Simulation“ zur VerfĂĽgung: diese rechnet die geplanten Dienste fĂĽr die Zukunft so ab, als wären sie wie geplant gearbeitet worden. Die Einstellungen zur Simulation waren bisher in jedem einzelnen Personalstamm vorzunehmen. Sie wurden nun in den neuen Stammdatentyp „Simulationsplan“ ausgelagert.

Alle Details zu den Neuerungen im Bereich Dienstplanung finden Sie in den aktuellen Release-Notes in unserem Download-Bereich.

WebClient:

  • Erneuerte Oberfläche mit individueller Speicherung der Einstellungen
  • Spezielle Oberfläche fĂĽr Smartphones und andere mobile Endgeräte
  • Datum-Auswahl jetzt per Kalender
  • Neue Auswertung „Stundennachweis“
  • Auswertungen können im WebClient nun auch fĂĽr andere Mitarbeiter erfolgen
  • Neue Seite „Aufteilung“: Darstellung nicht aufgeteilter Stunden
  • Die neue Funktion „Dienstplan“ ersetzt die bisherige Funktion „Wunschplan“ und bietet jetzt detaillierte Auswahlmöglichkeiten und Basisfunktionen der Dienstplanung

Alle Details zum neuen WebClient mit vielen Screenshots finden Sie in den aktuellen Release-Notes in unserem Download-Bereich.

Auswertungen:

  • Aufteilung: FĂĽr das Auswertungsprogramm „Aufteilung“ lassen sich nun im Stammdatenprogramm Modelle anlegen. DarĂĽber hinaus bietet es die Möglichkeit, neben Lohnart- Stunden nun auch Fehlgrundtage und Zeitkonto-Umsätze aufgeteilt auf Aufteilungsbegriffe darzustellen.
  • Stundennachweis: Mit dem neuen Q1 Auswertungsprogramm „Stundennachweis“ werten Sie tabellarisch aus, welche Lohnart-Stunden, Fehlgrund-Tage und/oder Zeitkonto-Umsätze pro Person auf bestimmte Aufteilungsbegriffe (z. B. Projekte, Kostenstellen, Tätigkeiten) entfallen sind. Durch die Einbeziehung der Zeiträume, in denen die Zeitdaten auf dem Aufteilungsbegriff entstanden sind, erinnert die Darstellungsweise an die Q1 Stempelkarte.

Details zur Einrichtung von Aufteilungs- und Auswertungsmodellen finden Sie in unseren aktuellen Release-Notes in unserem Download-Bereich.

Export:

  • Gebuchte Lohnarten, FehlgrĂĽnde und Zeitkonten können mitarbeiterindividuell mit Leistungsarten belegt werden. Diese lassen sich dann (inkl. Aufteilung) mit dem neuen Q1 Programm „Übergabe an Auftragsabrechnung“ als Textdatei im CSV-Format exportieren und zur Weiterverarbeitung in einer anderen Software nutzen. Der Export kann sowohl als sporadischer Vorgang durch Sie erfolgen, aber von QTime auch ggf. als Dienst fĂĽr automatisierte und regelmäßige Exportvorgänge eingerichtet werden.

Eine ausfĂĽhrliche Produktbeschreibung des Zeitmanagement-Systems Q1 erhalten Sie im Download-Bereich.

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