Anträge, die in Q1 gestellt werden, können sowohl über das Mitarbeiter-Portal per Internet-Browser als auch in der Q1 Anwendung vom Zuständigen bearbeitet werden. In der Anwendung steht hierfür ein eigener Bearbeitungsbereich zur Verfügung. Dieser listet die Anträge jener Mitarbeiter, für die der Vorgesetzte Verantwortung trägt, und stellt die notwendigen Bearbeitungsfunktionen sowie diverse Filterfunktionen zur Verfügung:

Q1 Workflow: Anträge bearbeiten

Beispiel Mitarbeiterin Petra Guskens: Ihre Anträge werden hier mit ihrem aktuellen Bearbeitungsstatus gelistet. Die Historie der Änderungen ist für den ausgewählten (hier blau markierten) Antrag im rechten Bereich des Bildschirms dokumentiert. Es handelt sich hier um einen Fehlplan-Antrag: Frau Guskens stellte für den Zeitraum 19.11.2009 bis 29.11.2009 (7 effektive Tage) einen Urlaubsantrag. Zur Zeit befindet sich der Antrag im Status gesperrt, denn ihr Abteilungsleiter hat ihn bereits kurz nach der Antragstellung bearbeitet. Er hat ihn für seinen Teil genehmigt und somit freigegeben (siehe „erfolgte Freigaben“ [1]). Frau Sacher aus der Personalabteilung wird unter „offene Freigaben“ geführt; ihre Zustimmung (z. B. auch Sichtvermerk) muss noch erfolgen, ehe der Urlaub als genehmigt eingetragen wird (siehe [2]). Unter den „Kommentaren“ (siehe [3]) steht zunächst Frau Guskens Begründung für den Urlaubsantrag. Darunter der zweite Kommentar von ihrem Vorgesetzen.

Oberhalb der gelisteten Anträge bieten Schaltflächen Zugriff auf die Bearbeitungs- und Filterfunktionen. Neben der Möglichkeit, die Anträge nach Person oder Antragstyp zu sortieren, lassen sich Anträge jedes einzelnen Bearbeitungsstatus (genehmigt, abgelehnt, gesperrt etc.) auch ausblenden. Ausgewählte Anträge lassen sich kommentieren, sperren bzw. wieder auf „offen“ setzen, genehmigen und ablehnen. Darüber hinaus können Sie einen Antrag „probeweise“ genehmigen („übernehmen“), um zu sehen, wie sich eine Genehmigung im Kontext der anderen Zeitdaten auswirken würde. Auf diese Weise erkennen Sie z. B. Urlaubskollisionen innerhalb derselben Abteilung, Entwicklungen auf Zeitkonten, Abdeckung von Anforderungsprofilen (Qualifikationsprofilen).

Bei der probe­weisen Genehmigung erhält der Mitarbeiter lediglich die Information, dass sein Antrag in Bearbeitung („gesperrt“) ist; erst wenn die tatsächliche Genehmigung vorliegt, wird ihm dies im WebClient auch entsprechend angezeigt bzw. erhält er auch eine entsprechende E-Mail-Benachrichtigung.

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