In die Zeitmanagement-Prozesse eines Unternehmens sind oft zahlreiche Personen involviert: Mitarbeiter buchen Ihre Kommt- und Geht-Zeiten, stellen Urlaubsanträge und lassen sich Überstunden genehmigen. Sie wünschen Informationen über ihren Urlaubsstand, über ihre Zeitkonten oder über die Buchung von Zuschlägen. Eventuelle wollen sie für bestimmte Tage ihre Wunschdienste mitteilen oder jene Tage, an denen sie ihren freien Tag nehmen möchten. Verantwortliche wiederum richten Arbeitszeitmodelle ein oder überprüfen die Einhaltung von Arbeitszeitvorgaben. Dienstplaner übernehmen die anspruchsvolle Aufgabe der Dienstplanung und der Planung des Personaleinsatzes. – Sie alle tragen ihren Teil zum Personal-Zeitmanagement bei.
Mehrstufiger Workflow
Q1 bietet an jedem Punkt des Zeitmanagements seine Unterstützung an. Dort, wo mehrere Personen in denselben Prozess involviert sind, führt der Prozess-Fortschritt häufig über Elemente wie Antrag, Genehmigung, Sichtvermerk etc. Ein klassisches Beispiel stellt der Urlaubsantrag dar. Mit den Q1 Workflow-Funktionen nutzen alle Beteiligte, vom Antragsteller bis zum Entscheider, dieselbe Plattform. In Q1 können hierarchische oder auch netzartige Strukturen für die Workflow-Prozesse eingerichtet werden. Jeder übernimmt in diesen Prozessen die vorgesehene Rolle und deren Aufgaben. Jeder erhält die dafür notwendigen Informationen. Der gesamte Prozess bleibt durchgängig transparent und effizient.
Q1 Startseite
Wenn Sie die Q1 Anwendung geöffnet haben, begrüßt Sie die Q1 Startseite. Sie steht Ihnen mit wichtigen Informationen zum Workflow und mit Schnellsprung-Schaltflächen zur Verfügung.
Sie erkennen sofort, wie viele Anträge, für die Sie zuständig sind, noch nicht bearbeitet sind, ob bei der Dienstplanung Verstöße gegen Arbeitszeitvorgaben vorliegen, wie viele ungeklärte Abrechnungen es ggf. gibt. Mit einem einzigen Mausklick springen Sie dann exakt an jene Stelle, an der Sie die entsprechenden Daten einsehen und bearbeiten können.
Überdies erreichen Sie auch die wichtigsten Q1 Programme, Auswertungen und Stammdaten mit nur einem Mausklick.
Antragswesen
Kern der Q1 Workflow-Funktionalität ist das ein- oder mehrstufige Antragswesen: Mitarbeiter können über das Q1 Mitarbeiter-Portal per Internet-Browser papierlos Anträge für das Zeitmanagement stellen (z. B. Urlaubsantrag oder sonstige Fehlzeit-Anträge, Nachreichung von Stempelzeiten, Anträge zur Buchung von Überstunden, Pausengutschriften, Zuschlägen, Auszahlungen, Pauschalen, oder auch Anträge zur Planung eines konkreten Dienstes in der Dienstplanung). Zuständige als Vorgesetzte bzw. Sachbearbeiter entscheiden über die Anträge ihrer Mitarbeiter bzw. nehmen davon Kenntnis. Der gesamte Prozess verläuft papierlos. Entschiedene Anträge wirken sich automatisch in den abgerechneten Zeitdaten des Antragstellers aus. Anträge werden in einem geregelten Verfahren entschieden. In Q1 formulieren Sie dieses Verfahren in einem eigenen Stammdatentyp „Antragsverfahren“: Dort legen Sie folgendes fest:
- Welche Arten von Anträgen sollen in Q1 gestellt und entschieden werden („Antragstypen“)?
- Welcher Funktionsträger soll in die Entscheidung maßgeblich einbezogen werden?
- Bei welchen Status-Änderungen in der Bearbeitung des Antrags soll eine E-Mail verschickt werden (E-Mail-Benachrichtigung)?
- Ab wann soll eine mehrstufige Genehmigung definitiv entschieden sein: müssen alle Beteiligten zustimmen oder nur einzelne?
Rollenverteilung in der Antragsbearbeitung
Damit der Weg eines Antrags vom Antragsteller bis zum letzten Entscheider vorgegeben werden kann, erhält jeder Beteiligte in Q1 eine Rolle zugewiesen, die seine Funktion im Antragswesen näher bestimmt. Durch die Festlegung von übergeordneten Rollen und Bestimmung von Verantwortlichen und Stellvertretern lassen sich Entscheidungswege optimal abbilden.
Stammdaten-Monitore unterstützen den Rollen-Administrator bei der Integration von Workflow-Strukturen. Mit der Visualisierung der Rollenhierarchie und Antragswege geben Sie einen hilfreichen Einblick die Einrichtung des Workflows.
Vorgesetzten-Funktionen
Anträge, die in Q1 gestellt werden, können sowohl über das Mitarbeiter-Portal per Internet-Browser als auch in der Q1 Anwendung vom Zuständigen bearbeitet werden. In der Anwendung steht hierfür ein eigener Bearbeitungsbereich zur Verfügung. Dieser listet die Anträge jener Mitarbeiter, für die der Vorgesetzte Verantwortung trägt, und stellt die notwendigen Bearbeitungsfunktionen sowie diverse Filterfunktionen zur Verfügung:
Ausgewählte Anträge lassen sich kommentieren, sperren bzw. wieder auf „offen“ setzen, genehmigen und ablehnen. Darüber hinaus können Sie einen Antrag „probeweise“ genehmigen („übernehmen“), um zu sehen, wie sich eine Genehmigung im Kontext der anderen Zeitdaten auswirken würde. Auf diese Weise erkennen Sie z. B. Urlaubskollisionen innerhalb derselben Abteilung, Entwicklungen auf Zeitkonten, Abdeckung von Anforderungsprofilen (Qualifikationsprofilen).
Neben der Q1 Anwendung bietet auch der WebClient dem Vorgesetzten die Möglichkeit, Anträge zu bearbeiten. Wenn die Nutzerrechte entsprechend vergeben sind, hat er jeweils die Wahl, welches der beiden Q1 Instrumente er für die Bearbeitung der Anträge nutzt.
E-Mail-Benachrichtigung
Im Antragsverfahren wird ebenfalls bestimmt, welche Beteiligten per E-Mail über Änderungen im Bearbeitungsstatus informiert werden sollen. Für jede Art der Änderung lässt sich einzeln festlegen, ob eine Benachrichtigung per E-Mail erfolgen soll. Die E-Mail enthält ggf. einen direkten Link zu jener Stelle des Mitarbeiter-Portals, an der der Mitarbeiter seine Daten über den Browser einsehen oder bearbeiten kann.