Q1 verfügt über Schnittstellen, über die Sie Daten, die für die Zeitwirtschaft bzw. deren automatische Lohnarten-Ermittlung benötigt werden, aus externen Quellen importieren können. Dabei kann es sich um bestimmte Arten von Bewegungsdaten handeln, aber auch um Stammdaten:

Import von Bewegungsdaten:

• Stempelzeiten
• Auftragszeiten
• Externe vergütungsrelevante Daten (z.B. Essensgeld, Arbeitskleidung, Kilometer)

Import von Stammdaten:

• Personalstamm-Daten
• Aufteilungselemente wie Kostenstellen, Tätigkeiten, Projekte, Aufträge etc.

Je nach Schnittstelle können die Daten aus einer externen Datenbank per ODBC importiert werden oder/und über reine Textdateien, dann in der Regel im CSV-Format. Darüber hinaus besteht für spezialisierte Zwecke noch die Möglichkeit des Datenaustauschs über Webservices.

Import von Personalstamm-Daten mit Q1

Die Q1 Schnittstelle „Import Personalstamm-Daten“ kann Datensätze aus einer Fremdquelle (Textdatei oder SQL-Datenbank) importieren und automatisch in Q1 aktualisieren. Dies erspart den Aufwand für die nochmalige Erfassung benötigter Personaldaten, die bereits an einer anderen Stelle vorliegen.

Ist die Datenquelle eine SQL-Datenbank, so lassen sich Zeiten definieren, zu denen der Import/Abgleich turnusmäßig im Hintergrund erfolgen soll. Beim Import aus einer Textdatei wird die Datenquelle in ein Import-Verzeichnis abgelegt, aus dem sich Q1 die Daten holt, sobald sie dort vorliegen.

Um Quell-Datensatz und Ziel-Datensatz für den erfolgreichen Import aufeinander abzustimmen, bietet Q1 die flexible Konfiguration der Schnittstelle: Sie definieren hier zum Beispiel, welche Datenfelder der externen Datenbank in welche Q1-Datenfelder importiert werden sollen oder auch wie eine Text-Datei den Inhalt der Datenfelder anliefern wird.

Da es neben den zu importierenden Feldern natürlich auch Q1-spezifische Felder gibt, die in der externen Datenquelle nicht vorhanden sind, haben Sie bei der Neuanlage eines Personalstamms per Import die Möglichkeit, eine Vorlage (Template/Schablone) zu definieren, die bereits alle notwendigen Daten eines Q1 Personalstammsatzes als Voreinstellung enthält. Wird nun der neue Personalstammsatz importiert, so überschreibt Q1 jene Feldinhalte (der Vorlage), die von den importierten Feldern angeliefert werden.
Nach dem Import steht in der Q1 Stammdaten-Verwaltung eine Filterfunktion zur Verfügung mit der Sie die Ansicht auf die zuletzt importierten Personalstamm-Daten einschränken. So können Sie diese Stammsätze gezielt kontrollieren und ggf. nachbearbeiten.

In unserem Download-Bereich finden Sie eine Beispieldatei, sowie die Schnittstellendokumentation für den Personenstamm-Import.

Import von Aufteilungselementen

Aufteilung von Zeiten auf Kostenstellen, Aufträge, Projekte etc.

Häufig besteht im Unternehmen das Interesse, auszuwerten, wie sich geleistete Arbeitszeiten auf Kostenstellen, Aufträge, Projekte, Tätigkeiten, Maschinen u. dgl. (sog. „Aufteilungselemente) verteilen; sei es um Fragestellungen des internen betrieblichen Rechnungswesens (Controlling) zu beantworten oder die Daten zum Beispiel für eine Weiterberechnung an Kunden zu nutzen.

In Q1 kann eine solche Aufteilung erfolgen. Dazu ist es im Vorfeld jedoch notwendig, die benötigten Aufteilungselemente (Kostenstellen, Projekte …) in Q1 zu hinterlegen. Erst dann stehen sie für eine manuelle oder automatische Aufteilung zur Verfügung. Die Q1 Stammdatenverwaltung bietet geeignete Instrumente, um die Aufteilungselemente als Q1-Stammsätze manuell zu pflegen.

Ist bereits ein System vorhanden, in dem die Projekte (Aufteilungselemente) gepflegt werden, so können diese auch bequem durch eine spezielle Q1 Schnittstelle importiert werden: sie erlaubt es, die benötigten Aufteilungselemente aus einer externen SQL-Datenbank zu importieren (ODBC-Import). So müssen die Daten nicht in zwei System gepflegt werden. Die Aktualität des Datenbestands stellt ein Importdienst sicher, der turnusmäßig die Quelle abfragt. Wenn es einmal schnell gehen muss und ein Aufteilungselement soll sofort zur Verfügung stehen, dann kann man den Import jederzeit auch im Q1 WebClient manuell anstoßen.

Abhängig von der Konfiguration der Import-Schnittstelle wird Q1 definierte Nummernkreise beim Import-Vorgang getrennt behandeln und sie in eigenen Gruppen (Verzeichnissen) organisieren. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel darauf hinwirken, dass unterschiedliche Personen nur die für sie zutreffenden Elemente zur Auswahl angeboten bekommen. Neben den Nummernkreisen lassen sich auch Gültigkeitszeiträume der einzelnen Elemente berücksichtigen (z. B. Projektanfang/Projektende).

Import von Zeitdaten, Auftrags- und Projektzeiten

Das Q1 Zeitmanagement-System hält neben den umfangreichen Exportmöglichkeiten auch eine Vielzahl an Importschnittstellen für Sie bereit. Zeitdaten, Auftrags- und Projektzeiten, Pausenanträge sowie Lohnarten für die Zuschlagsermittlung können über den Q1-Importdienst verarbeitet werden. Auch einige Kassensysteme liefern über diese Erfassungsart Zeitdaten an das Q1 System.

Die einfachste Variante Zeitdaten über einen Import in das Q1 Zeitdatenmanagement-System fließen zu lassen können Sie selbst testen. Über die folgenden Schaltflächen können Sie sich eine Satzbeschreibung und eine Beispieldatei herunterladen. Über eine solche Datei können die erfassten Zeiten Ihrer Mitarbeiter in die Q1-Abrechnung importiert werden.

Weitere Informationen zu den vielseitigen Importmöglichkeiten stellen wir Ihnen gern persönlich vor. Rufen Sie uns an oder Schreiben Sie uns.

Eine ausführliche Produktbeschreibung des Zeitmanagementsystems Q1 finden Sie in der Q1 Info-Mappe. Diese steht Ihnen im Downloadbereich als PDF-Datei zur verfügung.