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Dienste planen

Q1_Dienste_planen_picHier erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Q1 Dienstplanung. Lernen Sie das Planungstableau mit all seinen Funktionen und Möglichkeiten zur effizienten Dienstplanung kennen.

 

 

 

 

Dienstplanung und Abrechnung auf einen Blick

Die Planungstableaus stehen Ihnen bei der Planung und Sichtung von Diensten und Fehlzeiten zur Verfügung.

Darüber hinaus hält es für Sie bereits bei der Dienstplanerstellung wichtige Informationen parat, die Sie wissen müssen: Ist das Qualifi­kationenprofil für den Tag erfüllt? Gibt es in der Abteilung ungewünschte Kollisionen beim Urlaub? Werden die Vorgaben des Arbeits­zeit­gesetzes (z. B. minimale Ruhezeit, maximale Arbeitszeit) eingehalten?
Tage, an denen Besonderheiten bzw. Abweichungen von Vorgaben erkannt werden, kann Q1 mit einer entsprechenden Markierung versehen.
Auch für zurückliegende Tage bietet das → Planungstableau bei Bedarf wertvolle Informationen. So kann es auch Tage markieren, an denen Abrechnungen z. B. wegen fehlender oder klärungs­bedürftiger Daten nicht durchgeführt werden konnten oder an denen z. B. Zeitveränderungen an dem geplanten Dienst manuell vorgenommen wurden.

Um bedarfsgerecht und kostenorientiert planen zu können, müssen Sie die Auswirkung Ihrer Planung auf die entgelt- und freizeitrelevanten Zeitkonten sowie auf Soll- und Ist-Konten erkennen. Im Q1 Planungstableau sehen Sie diese Auswirkung auf Wunsch für jede Woche oder den Monat. Sie können die Real-Entwicklung betrachten, aber auch die Hochrechnung per Simulation.

Dienstplanung_Schichtstatus

 

 

 

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Dienstplanung mit der Q1 Anforderungsansicht

Dienstplaner und Disponenten stehen nicht selten vor der Aufgabe, dass sie bei der Planung von Personal und Diensten bestimmte Vorgaben einhalten müssen, die für die personelle Besetzung von Abteilungen, Arbeitsbereichen, Anlagen, Maschinen etc. gelten. Diese Vorgaben enthalten in der Regel die Maßgabe, wie viele Personen von welcher Qualifikation zu welcher Uhrzeit an welchem Ort den Betrieb sicherstellen sollen.

Eine solche Vorgabe lässt sich in Q1 als sogenannte „Anforderung“ definieren und als Grundlage für die Dienstplanung verwenden. In diesem Fall wird Q1 mit jeder Zuweisung eines Dienstes oder einer Fehlzeit „live“ darüber informieren, ob und inwieweit das geforderte Profil erfüllt/abgedeckt ist: ob es noch „personelle Lücken“ gibt, die es zu füllen gilt, oder ob das Maximum an gefordertem qualifiziertem Personal bereits erreicht bzw. überschritten ist.

Q1 kann also die Dienstplanenden durch ein Live-Monitoring dabei unterstützen, die Erfüllung der Anforderungen einzuhalten. Speziell hierfür bietet Q1 eine eigene Dienstplan-Ansicht „Anforderung“; sie erlaubt es zudem, qualifizierte Personen in eine personell noch nicht erfüllte Anforderung direkt hinein zu planen, geplante Dienste zu verschieben oder zu löschen bzw. deren Beginn/Ende zu modifizieren – all dies direkt mit der Maus durch einfaches „Drag and Drop“.

 

 

 

 

 

Komfortable Personenauswahl

Eine Dienstplanung, die leicht von der Hand geht: schon bei der Personenauswahl greifen Sie zurück auf definierte Personengruppen (z. B. Abteilungen, Arbeitsgruppen, Funktions­berei­che, Einsatz-Teams etc.). Oder Sie schränken den Personenkreis anhand von Kriterien ein. Hierfür stehen Ihnen mächtige Filterfunktionen zur Verfügung. Auch das Organigramm Ihres Hauses, das Sie in Q1 abbilden können, steht Ihnen für die Personen­auswahl zur Verfügung. Zuletzt bleibt Ihnen darüber hinaus noch die Personen-Einzel­auswahl. Wenn Sie sich für die vordefinierten Personengruppen entscheiden, so haben Sie zusätzliche Möglichkeiten: Sie können im Planungstableau prüfen, ob ein für diese Gruppe definiertes Qualifikationen-Profil durch die aktuelle Planung abgedeckt wird.

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Ersatzpersonal

Zusatzpersonal und "Springer"

Über die personelle Standardbelegung z. B. einer Abteilung hinaus können Sie dem Dienstplan nach Bedarf noch weitere Mitarbeiter hinzufügen oder Personen aus dem Dienstplan heraus nehmen. Das Personal lässt sich noch innerhalb des Planungstableaus beliebig in Bereiche gliedern. Des weiteren haben Sie die Möglichkeit, Kommentarzeilen einzufügen sowie die Reihenfolge der Dienstplan Zeilen zu ändern. Personen, die nur sporadisch in der Abteilung zum Dienst eingeplant werden, z. B. Springer, lassen sich aus dem Pool "Ersatz­personal" auswählen und in den Dienstplan als Zusatz­personal übernehmen. Während der Auswahl erhalten Sie Informationen zur Verfüg­bar­keit und zu den bereits geplanten Diensten des Ersatz­personals.

 

 

 

Konfigurierbares Planungstableau

Das Planungstableau ist Ihr Werkzeug bei der Zuteilung von Diensten und freien Tagen. Doch seine Fähigkeiten gehen weit darüber hinaus. So können Sie das Tableau nach Ihren Anforderungen auch für die kalendarische Darstellung anderer Zeitdaten verwenden. Sie bestimmen das Aussehen, die farbliche Darstellung der Daten sowie die Inhalte des Planungstableaus. Sie legen diese Einstellungen in einem Modell ab, auf das Sie jederzeit per Auswahl wieder zurückgreifen können. So stellen Sie sich für jeden Verwendungszweck die passende Oberfläche her: zur Information, zur Durchführung der Planung, zur Auswertung. Sämtliche Modelle stehen dann 1:1 für den Ausdruck zur Verfügung.

Dienstplanung

 

 

Qualifikationen

Qualifikationen u. Anforderungsprofile

Für Ihre Abteilungen (oder andere Bereiche Ihres Hauses), die in die Dienstplanung einbezogen werden, legen Sie fest, welche Qualifikationen dort zu welcher Tageszeit abgedeckt sein müssen. Primärqualifikationen können Sie in Q1 ebenso in das Anforderungsprofil aufnehmen wie Sekundärqualifikationen. Bestimmen Sie das absolute Anforderungsminimum, den normalen Sollwert sowie die Toleranzen für Überschreitung und Unterschreitung dieses Sollwertes.

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Zusätzlich zum Dienstplan-Tableau können Sie sich Informationen anzeigen lassen, die über die Belegung der ausgewählten Abteilung mit Qualifikationen Auskunft geben. Sie erfahren, inwieweit das für die Abteilung aufgestellte Anforderungsprofil erfüllt ist, wo es Unterschreitungen und Überschreitungen gibt. Vielfältige Auswahlmöglichkeiten sorgen dafür, dass Sie jene Informationen dargestellt bekommen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen: ob Kennlinien für Idealbelegung, Mindestbelegung oder maximale Sollbelegung, ob Namen der geplanten Mitarbeiter und Ausweis der Qualifikationen oder Zusammenfassungen für die Belegung einzelner Schichten bzw. des ganzen Tages - die Entscheidung, welche Informationen sie sehen möchten, liegt bei Ihnen.

 

 

 

Automatische Vorplanung

Mit Q1 legen Sie auf komfortable, effiziente Weise einen Norm-Rhythmus von Diensten und freien Tagen an. Einmal angelegt und dem Mitarbeiter zugeordnet, werden dann Dienste und freie Tage entsprechend diesem Rhythmus für den Mitarbeier automatisch vorgeplant. Mit der manuellen Dienstplanung greifen Sie dann nur noch dort ein, wo Abweichungen von diesem Norm-Rhythmus geplant werden müssen. Der Norm-Rhythmus lässt sich mit wenigen Mausklicks zu einem mehr- oder vielwöchigen Rhythmus ausbauen. Als solcher lässt er sich dann nach Bedarf modifizieren: so können in diesem Rhythmus Tage markiert werden, um sie dann als arbeitsfrei zu definieren oder ihnen eine spezielle Charakteristik hinsichtlich Sollstunden, Überstundenbewertung und Zusatzdiensten zuzuweisen. Klassische mehrwöchige Rollpläne, in denen sich z. B. ein freier Tag Woche für Woche um einen Wochentag verschiebt, können auf diese Weise mit Leichtigkeit eingerichtet werden.

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Eine ausführliche Produktbeschreibung des Zeitmanagement-Systems Q1 erhalten Sie im Download-Bereich.

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