Im Antragsverfahren wird ebenfalls bestimmt, welche Beteiligten per E-Mail über Änderungen im Bearbeitungsstatus informiert werden sollen. Für jede Art der Änderung lässt sich einzeln festlegen, ob eine Benachrichtigung per E-Mail erfolgen soll: bei Antragstellung, bei Freigabe durch einen von mehreren Entscheidern, bei Kommentierung oder bei Abschluss durch Ablehnung und Genehmigung des Antrags.
Ein Beispiel für eine solche Benachrichtigungsmail zeigt die obige Abbildung. Die Mitarbeiterin Sabine Everest hat per WebClient einen Urlaubsantrag gestellt. Dominik Müller, ihr Vorgesetzter und zugleich jene Person, die für Genehmigung von Fehlzeit-Anträgen in der Abteilung Chirurgie zuständig ist, erhält von Q1 die Mitteilung, dass dieser Urlaubsantrag zur Genehmigung vorliegt. Am Ende der Mail (hier in blauer Schrift) befindet sich die Verknüpfung (der Link) zu den Vorgesetzten-Funktionen des WebClients, wo der Antrag bearbeitet werden kann. Herr Müller müsste also nur auf diesen Link klicken, um direkt zur Bearbeitung des Antrags zu kommen.